Si somos los o las responsables de organizar y dinamizar un espacio cultural, posiblemente nos hemos encontrado con la principal barrera del no saber qué hacer. El miedo a repetirse, el miedo a ser original, el miedo a que los asistentes no acepten las propuestas, y es que depende de como se gestione el espacio, puede ser un verdadero calvario haber de pensar y haber de producir esa tarea.
Vamos a ver los pasos que debemos seguir para obtener orden y sobre todo que las fechas límite no sean un dolor de cabeza constante a la hora de organizar y programar un espacio cultural, o espacio teatral o sala de actos en general.
1) Calendario y tiempo
Es de vital importancia tener un calendario. Es obvio que todo puede cambiar de un día para otro, pero si no tenemos un calendario claro, un mínimo de organización a medio, largo plazo para saber que al menos las ideas que queremos implementar, nunca vamos a tener tiempo de llevar a cabo el 100% de las propuestas que tenemos en la cabeza. El tiempo y las tareas de menor importancia nos van comiendo el tiempo que realmente necesitamos para estudiar y pensar la mejor opción para nuestro espacio. Con lo que:
- Prepara un calendario a largo plazo, pongamos anual.
- Divídelo en partes, por ejemplo, trimestralmente (4 partes). Te puede funcionar colorear cada una de las partes. Hacer leyendas con las partes.
- Utiliza software digital o bien calendarios analógicos grandes dónde poder escribir con espacio de sobra para correcciones. Ideal en una pared donde poder visualizar un año entero.
- ¡Dependerá de tu programación o dinamización, lo completo que sea ese calendario, con lo que, asegúrate de marcar con colores o como prefieras, los días de programación y dejar
- los días previos a la producción logística necesaria! (Muy importante!)
- Dedica unas horas a la semana a ordenar, revisar y actualizar la información que contiene ese calendario.
2) Estudio del espacio
Importante saber que espacio o espacios tenemos.
- Interior.
- Teatro.
- Sala de exposiciones.
- Contamos con espacio exterior.
- Tenemos varios espacios donde poder organizar.
- Conocer muy bien las limitaciones de nuestro espacio y tener anualmente la ficha técnica actualizada. Nos ayudará mucho a tener mentalmente actualizado lo que nuestro espacio dispone para no tener qué consultar constantemente si puedes o no acoger un tipo de espectáculo o cualquier otro evento.
3) Estudio de programación
Una vez situado tu calendario y conociendo de qué espacios disponemos. Ya tenemos claro en que días, semanas y meses vamos a tener nuestra actividad. Esto puede cambiar sobre la marcha, pero tener un plan desde el principio nos ayudará a tener una máxima claridad y visión mental general. Ahora toca hacer un buen estudio de lo que queremos organizar.
- Conocer bien la principal filosofía del espacio. Debemos pensar en que queremos ofrecer. Normalmente en un espacio cultural, una sala de teatro o auditorio se pueden ofrecer muchísimas variantes de programación. Desde obras de teatro musical hasta charlas motivacionales sobre un tema concreto. Pues bien, habrá que hacer un estudio de lo que queramos ofrecer. No tiene que ser cada año lo mismo, eso puede cambiar. Y tampoco el típico, este trimestre hacemos esto, el otro, otra cosa. Bueno, puede funcionar, pero no recomiendo que separes por temáticas, sino por necesidades de tu público, lo vemos más adelante. De momento, párate a pensar, qué propuestas estáis ofreciendo ahora o qué propuestas queréis ofrecer.
- Conocer bien al público asistente. Parece sencillo, pero no lo es en absoluto, a veces lo que tú crees que puede funcionas no va a funcionar para nada y es por eso que tienes que observar atentamente los movimientos que hace tu público. Conocer los gustos y los intereses para poder acercar todo aquello que realmente va a tener una máxima notoriedad en tu espacio y que con el tiempo se vaya fidelizando un público y ganando de nuevo.
- Hacer descubrimientos. Hoy en día tenemos a nuestro abasto un sin fin de propuestas y podemos descubrir propuestas que no pueden fascinar y que realmente puedan funcionar. Para esto hay que reservar en tu calendario, unas horas semanales a la búsqueda y el descubrimiento de propuestas. Aunque no tengas espacio para esa propuesta, quizá la tengas más adelante, guarda-la en un Excel con el contacto y el link de referencia. Sal y ve a conocer otras programaciones.
- Líneas de programación. Una vez decidido y sabido que es lo que hacemos o lo que queremos hacer, hay que adentrarse en los detalles. Si nuestro espacio puede acoger diferentes líneas de programación, vamos a organizarlas correctamente. Por ejemplo, en un documento vamos a apuntar todos aquellos géneros que queramos presentar, y a partir de allí lo vamos ordenando. Por ejemplo.Lista de géneros que queramos programar:
– Teatro musical
– Conciertos
– Comedia
– Proyección de cine
– Mágia
Vale, una vez tienes tu lista, hay que meter eso en tu calendario.
- ¿Qué días vas a ofrecer qué?
- ¿Por qué?
- ¿Qué tipo de espectáculo va a cubrir ese género?Sabes que quieres programar un espectáculo de teatro musical, por qué abarca un tipo de espectáculo muy completo, tenemos teatro, tenemos comedia, tenemos música, etc. Perfecto. Pero hay muchos tipos de espectáculos. Habrá que conocer de que van, de que hablan, qué temáticas tocan. Quizá haya un día festivo que signifique alguna cosa que encaje muy bien con una propuesta.
Es muy complicado acertar en todo. De hecho, nunca se sabe si va a funcionar o no por muy bueno que sea el espectáculo. Hay que probar y sobre todo preguntar a la gente, hacer encuestas de valoración al acabar el espectáculo. Pueden hacerlo puntuando la obra, opinando que les ha parecido, etc. Esto te va a decir muy bien que otros formatos vas a poder llevar, que otros artistas vas a poder contratar para tu audiencia y espacio.
Escrito por Mateu Peramiquel, compositor y director de WeColorMusic.
Creador de espectáculos musicales. www.wecolormusic.com
